Reglamento de concesión de licencias de uso de espacios

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Preámbulo

Desde su creación, la Universidad de Cádiz ha venido dotándose de los medios necesarios para el desarrollo de las funciones que le son propias como institución universitaria, en particular las referidas a las actividades docentes y de investigación; así como de las instalaciones precisas para el apoyo administrativo de esas actividades y, en general, la atención de la comunidad universitaria en espacios propios. Siendo esa la finalidad esencial de los espacios con los que cuenta la universidad, una vez atendida se aprecia la posibilidad de que otros sectores de la sociedad y unidades distintas de la propia universidad aprovechen igualmente el disfrute de esos lugares e instalaciones, siempre que las necesidades de la universidad se encuentren satisfactoriamente atendidas.

El presente reglamento articula el régimen de utilización de edificios, dependencias, instalaciones y espacios, abiertos o cerrados, de la Universidad de Cádiz por instituciones, públicas y privadas, y por las unidades de la propia universidad que lo soliciten para sus propios fines y actividades. En esos supuestos, la cesión que realice la Universidad de Cádiz será a cambio de una contraprestación económica que permita sufragar los gastos que la organización de un evento puede ocasionarle. Se fomenta de esta manera, por una parte, el acceso a recursos públicos, titularidad de la universidad, por agentes sociales, que podrán desarrollar en esas dependencias actividades de corta duración compatibles con los propios de la Universidad y su Código Ético; entre otras, la impartición de cursos, la celebración de exámenes u oposiciones, la organización de congresos y reuniones de carácter cultural, académico o científico, la apertura de exposiciones y otras actividades culturales y sociales o, incluso, la realización de actividades netamente empresariales. Siempre que se garantice que esa utilización externa de espacios se encuentra supeditada a las necesidades institucionales, el ofrecimiento de las instalaciones de la Universidad de Cádiz a la sociedad en general supone un ejercicio de responsabilidad social universitaria que completa el conjunto de las actividades que, por ley, se encomienda a nuestra institución. Además de lo anterior, cuando la solicitud la realiza una unidad de la propia universidad, el procedimiento garantiza el control, de los espacios de la universidad y de la contraprestación económica que corresponda, por parte del responsable del vicerrectorado con competencia en esta materia.

Capítulo Preliminar

Artículo 1

El presente reglamento tiene como objeto regular la concesión temporal y ocasional de licencias de uso que la Universidad de Cádiz pueda realizar de los espacios de sus edificios e instalaciones y su equipamiento a entidades, tanto públicas como privadas, y a las unidades de la propia universidad, para ser destinados a actividades o servicios compatibles con los propios de la Universidad y su Código Ético, entre ellos la celebración de exámenes, oposiciones, congresos o reuniones, siempre que no afecten al normal desarrollo de sus propias actividades, que, en cualquier caso, tendrán prioridad absoluta sobre cualquier otra.

Igualmente será de aplicación a las unidades de la Universidad de Cádiz en los términos expresamente recogidos en el mismo. A estos efectos se entenderá por unidad aquellas contenidas en el Título I de los Estatutos de la Universidad de Cádiz, así como las previstas en el Reglamento de Gobierno y Administración de la Universidad de Cádiz.

Capítulo I. Solicitudes: Tramitación y Autorización

Artículo 2

1. La solicitud de concesión de licencia de uso de espacios de la Universidad de Cádiz por parte de las entidades y unidades interesadas podrá presentarse por los medios telemáticos que se habilitarán a tal efecto o, en su defecto, mediante escrito dirigido al Administrador del Campus para su tramitación.
2. Con carácter general, no se atenderá ninguna petición que no haya sido realizada con una antelación mínima de 10 días hábiles previos a la realización de la actividad, salvo en casos debidamente justificados.

Artículo 3

1. Recibida la solicitud, la administración del campus comprobará la disponibilidad de las instalaciones y equipos y solicitará autorización al órgano competente.
2. Cuando la solicitud se refiera a espacios que se circunscriban a un único Centro de la Universidad de Cádiz, la misma será valorada por el Decano o Director del Centro. En el supuesto del CASEM dicha función corresponderá al Decano-Coordinador.
3. En el supuesto de dependencias o servicios de uso docente común de los centros de un campus, la valoración de la solicitud corresponderá al Decano-coordinador del Campus. En caso de que esta figura no existiera, corresponderá la valoración de la solicitud al Administrador del Campus. Asimismo corresponderá al Administrador de Campus, la valoración de las solicitudes de uso de espacios en el supuesto de dependencias de los Servicios Centrales.
4. Dadas las especiales características de aforo e imagen representativa para la institución que tienen los mismos, las solicitudes referidas a los espacios e instalaciones de la Universidad de Cádiz recogidos en el anexo 1, que provengan de unidades distintas a las del centro donde se ubiquen, serán resueltas por el vicerrector con competencia en la concesión de licencias de uso de espacios previo informe de los responsables indicados en los arts. 3.2 y 3.3.
5. Del mismo modo, el vicerrectorado con competencia en la concesión de licencias de uso de espacios asumirá anualmente los costes de mantenimiento ordinario de los referidos espacios.
6. En caso de que se valore la solicitud positivamente por parte del órgano competente, éste procederá a autorizar la concesión de licencia de uso de los espacios solicitados. En caso contrario, denegará la autorización. En ambos casos se comunicará al Administrador del Campus para que transmita la respuesta a la entidad solicitante. En todo caso, la autorización queda condicionada a lo dispuesto en el Artículo 5.
7. Cuando la solicitud sea presentada por instituciones o empresas que contemplen la realización de actividades de formación y/o investigación, incluida la realización de prácticas académicas externas, en Servicios Centrales, el responsable recabará informe de oportunidad del Vicerrector con competencias en la concesión de licencias de uso de espacios.

Artículo 4

1. No se podrá realizar el uso de espacios sin tener la correspondiente autorización previa del órgano competente. La persona responsable de su utilización responderá de cualquier daño efectuado por el uso de la infraestructura, así como del pago de la tarifa correspondiente.
2. Las actividades que se lleven a cabo en los espacios cedidos por la Universidad de Cádiz deberán ser compatibles con sus valores, reflejados en los postulados recogidos en el Código Ético Peñalver de la Universidad de Cádiz.

Artículo 5

1. La autorización concedida al solicitante podrá ser revocada por el órgano que la ha dado, con carácter excepcional, por motivos justificados de seguridad, por necesidades generadas por una actividad o acto académico sobrevenido o por incumplimiento de lo recogido en el artículo 4.2, previo informe del vicerrector con competencias en la concesión de licencias de uso de espacios.
2. La revocación de la autorización a que se hace referencia en este párrafo no generará, en ningún caso, responsabilidad para la Universidad, ni dará derecho a ningún tipo de indemnización.

Artículo 6

1. Una vez obtenida la autorización del órgano competente, la administración del campus, en el caso de que las circunstancias o actividades lo requieran, organizará el servicio de conserjería y la puesta a disposición de los medios audiovisuales requeridos y la asistencia técnica audiovisual si fuera reclamada, solicitará el servicio de limpieza y comunicará el acto al Jefe del Servicio de Prevención, a efectos de que éste considere la necesidad de contratar vigilancia privada.
2. Efectuadas las anteriores gestiones, la administración del campus elaborará un presupuesto del importe a facturar, de acuerdo con las tarifas aprobadas en el Presupuesto anual de la Universidad de Cádiz, que remitirá al solicitante, con una antelación mínima de 6 días hábiles a la celebración de la actividad prevista, para su correspondiente aceptación.
3. En el presupuesto remitido se tendrán en cuenta las bonificaciones y reducciones que, en cada caso, puedan resultar aplicables con carácter previo.

Capítulo II. Aceptación

Artículo 7

1. Las entidades o unidades solicitantes deberán comunicar por escrito la aceptación de las condiciones de la concesión de licencia de uso y del presupuesto a la administración del campus, según el modelo que se apruebe al efecto, con, al menos, 4 días hábiles de antelación a la fecha de la realización de las actividades. Dicha comunicación será requisito imprescindible para la realización de la actividad prevista.
2. En la aceptación figurará el compromiso de asumir cualquier gasto adicional motivado por los desperfectos que se pudieran ocasionar durante la celebración o como consecuencia de la misma, tanto en las propias instalaciones y su equipamiento, como en los medios técnicos suministrados, en su caso, por la Universidad de Cádiz. Queda expresamente prohibida la utilización de las instalaciones por parte de entidades distintas a las que se ha autorizado, así como la celebración de actividades distintas a las autorizadas.
3. La no aceptación del solicitante, en el plazo establecido, del presupuesto y de las condiciones de uso, implicará la revocación de la autorización, lo cual se pondrá en conocimiento del solicitante y del órgano que autorizó la concesión de licencia de uso. En ningún caso dicha revocación dará lugar a indemnización a favor del solicitante.

Capítulo III. Facturación

Artículo 8

1. Una vez que se hayan llevado a cabo las actividades previstas, la administración del campus procederá a elaborar y remitir al organismo, entidad o empresa la preceptiva factura, indicando que su importe deberá ingresarse en la cuenta corriente que la Universidad de Cádiz determine. La Administración deberá expedir y remitir las facturas en los plazos indicados en los artículos 11, 17 y 18 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
2. Las cantidades establecidas por la utilización de las instalaciones universitarias no son fraccionables.

Capítulo IV. Tarifas

Artículo 9

1. Las tarifas aplicables por el uso de infraestructuras de la Universidad de Cádiz serán aprobadas anualmente por el Consejo Social, a propuesta del Consejo de Gobierno y se publicarán en la web de la Universidad de Cádiz.
2. Mientras no sean aprobadas por el Consejo Social, continuarán vigentes las tarifas del año anterior.

Artículo 10

1. En los supuestos de concesión de licencia de uso de espacios no recogidos expresamente en las tarifas aprobadas en los Presupuestos Anuales de la Universidad de Cádiz, la cuantía a facturar será determinada por el Vicerrector con competencia en materia de concesión de licencia de uso de espacios, considerando la propuesta del Decanato/Dirección del Centro o Administrador del Campus.
2. Las tarifas por la cesión de uso de espacios no serán aplicables a las unidades de la Universidad de Cádiz, las cuales solamente asumirán los gastos extraordinarios de asistencia técnica audiovisual, conserjería, vigilancia y limpieza cuando la actividad se desarrolle en fin de semana o festivo ya sea mediante cargo interno, traspaso entre las clasificaciones orgánicas afectadas o cualquier otra que esté prevista en la normativa contable.

Capítulo V. Reducciones y Exoneraciones

Artículo 11

Las Entidades Públicas disfrutarán de una bonificación del cincuenta por ciento, exclusivamente sobre el precio de concesión de licencia de uso de las instalaciones, cuando la actividad a realizar sea la realización de exámenes de acceso a la Función Pública.

Artículo 12

1. El Vicerrector competente en la concesión de licencia de uso de espacios, por iniciativa propia o a propuesta del Decano/Director del Centro o Administrador podrá, excepcionalmente, autorizar una bonificación total o parcial sobre las tarifas vigentes, en atención a las peculiaridades de la entidad solicitante, y siempre que la actividad a desarrollar sea sin ánimo de lucro y que así convenga a los intereses de la Universidad de Cádiz, excepto lo estipulado en el artículo 13.
2. Las unidades de la Universidad de Cádiz gozarán de exención total de las tarifas vigentes, excepto en lo estipulado sobre asistencia técnica audiovisual, conserjería, vigilancia y limpieza en el artículo 13.
3. Anualmente, las administraciones de campus correspondientes informarán de las cantidades no percibidas por aplicación de las exenciones realizadas, al objeto de poder informar de ellas en el marco de la función de responsabilidad social de la Universidad.
4. Cuando las actividades celebradas por terceros en dependencias de la Universidad de Cádiz hayan gozado de exención parcial o total de las tasas de uso, los organizadores indicarán en los materiales de difusión de las mismas la leyenda “Con la colaboración institucional de la Universidad de Cádiz”, así como su logo símbolo.

Artículo 13

La concesión de licencia de uso de espacios no será objeto de exención total, si las actividades a desarrollar se realizan en fin de semana o en festivos, debiendo abonar el solicitante los gastos extraordinarios derivados de asistencia técnica audiovisual, conserjería, vigilancia y limpieza.

Artículo 14

1. En el caso de que existan en vigor convenios o acuerdos con las entidades peticionarias en los que se contengan cláusulas específicas en materia de concesión de licencia de uso de espacios, se estará a lo dispuesto en dichas cláusulas. En caso contrario, se aplicará íntegramente lo dispuesto en el presente Reglamento.
2. En el caso de que el Vicerrector con competencia en materia de concesión de licencia de uso de espacios lo estime pertinente, podrá acordarse que el abono del pago previsto en el presente Reglamento sea sustituido por el pago en especie o por la contraprestación que se estime adecuada, indicando en tal caso, cual es el reparto o distribución que corresponde.

Disposición Adicional Primera

En virtud de la Ley 3/2007, de 22 de marzo, para la Igualdad Efectiva de Mujeres y Hombres, así como de la Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la Promoción de la Igualdad de Género en Andalucía, toda referencia a personas o colectivos incluida en este Reglamento y cuyo género sea masculino, está haciendo referencia al género gramatical neutro, incluyendo por tanto, la posibilidad de referirse tanto a mujeres como a hombres.

Disposición Adicional Segunda

Todos los convenios y acuerdos en vigor con entidades e instituciones que hayan sido suscritos por la Universidad de Cádiz deberán adecuarse a este reglamento en lo concerniente a uso de espacios en un plazo no superior a un año a partir de su aprobación.

Disposición Final

Reglamento aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 5 de junio de 2017. BOUCA núm. 231

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